Mutu, Krisis Mutu dan Kerusakan Secara Sistemik

Assalamu’alaikum wa rochmatullohi wa barokatuh

Salam sejahtera buat kita semua, semoga kita semua selamat di perjalanan sampai ke tujuan

Apa pentingnya mutu (quality) ?

Mutu ternyata sangat penting bagi kehidupan kita, dimanapun kita berada. Semua kegaduhan di otak kita, di likungan kita, di media sosial (fb, twitter, dll) serta kerusakan di berbagai lini kehidupan didahului oleh penurunan mutu. Dan semua cita-cita baik yang ingin dicapai dimulai dari perbaikan mutu.

Dan kita sendiri selalu menginkan mutu terbaik, seorang rider ingin punya motor yang bermutu tinggi (powerfull, efisien dan handal). Bos ingin kegiatan produksi pabriknya menghasilkan barang yang bermutu tinggi. Seorang ayah/ibu ingin punya anak yang bermutu tinggi (sholih). Ingin memiliki pemerintahan yang memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada rakyatnya (adil dan makmur).

Sayangnya sebahagian besar harapan tersebut, jauh dari kenyataan yang dicapai. Kesemuanya diawali dengan salah menentukan visi, misi dan tujuan. Dan terkadang malah banyak yang salah dalam mendefinisikan apa itu mutu. Jika definisi mutu saja salah apalagi cara bagaimana mencapainya tambah ngawur.

Salah satu contoh kegagalan dalam pencapaian mutu misalnya  ingin punya anak yang bermutu tinggi. Tapi mutu yang dimaksud adalah kaya raya. Maka proses yang dilakukan orang tua adalah mempersiapkan anak sebagai calon orang kaya. Dan setelah anak kaya raya, maka orang tuanya akan dianggap beban/sampah yang membebaninya (buang duit). Dan akhirnya orang tua dititipkan ke panti jompo (bahkan mungkin dibuang di jalanan) dan akhirnya orang tua tersebut mati mengenaskan. Begitu pula yang terjadi pada perusahaan, institusi pendidikan, organisasi dan juga negara.

Nah sekarang mari kita bicarakan mutu/kualitas sebagai suatu tujuan dari sebuah sistem manajemen (pabrik, lembaga pendidikan, pemerintahan dan lain-lain). Yang mana mutu adalah menjadi tujuan bersama dari sebuah sistem untuk memberikan kepuasan bagi pengguna produk (konsumen/stakeholder) sistem tersebut, lihat diagram blok berikut ini (ISO 9001).

Maka pencapaian mutu tersebut harus direncanakan, dikerjakan, dievaluasi dan diperbaiki secara berkesinambungan. Dan tidak mudah untuk menjadikan sebuah sistem memiliki proses yang mampu menjamin pencapaian mutu yang diinginkan. Bahkan sampai-sampai sebuah perusahaan agar “dianggap baik” harus mampu menunjukkan bahwa sistemnya sudah memenuhi standar penjaminan mutu internasional, misalnya ISO 9001.

Dan ternyata untuk mendapatkan standarisasi iso 9001 membutuhkan kerja yang luar biasa berat. Banyak sekali persyaratan yang harus dipenuhi yang dirinci dalam butir-butir yang nantinya akan diaudit. Dan kenyataannya (menurut motogokil) jika audit iso 9001 benar-benar dilakukan terhadap suatu instansi (bukan iso 9001 abal-abal) niscaya banyak instansi yang tidak akan lolos.

Berikut ini persyaratan yang cukup berat jika sebuah instansi ingin mendapatkan sertifikat iso 9001.

1. Sistem manajemen mutu
   1. Manual mutu
   2. Pengendalian dokumen
   3. Pengendalian rekaman
2. Tanggung jawab manajemen
   1. Komutmen manajemen
   2. Fokus pada pelanggan
   3. Kebijakan mutu
   4. Perencanaan
   5. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
   6. Tinjauan manajemen
3. Pengelolaan sumberdaya
   1. Penyediaan sumberdaya
   2. Sumberdaya manusia
   3. Prasaranan
   4. Lingkungan kerja
4. Realisasi produk
   1. Perencanaan realisasi produk
   2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan
   3. Desain dan pengembangan
   4. Pembelian
   5. Produksi dan penyediaan jasa
   6. Pengendalian peralatan, pemantauan dan pengukuran
5. Pengukuran, analisi dan perbaikan
   1. Pemantauan dan pengukuran
   2. Analisis data
   3. Perbaikan

Wiiih banyak banget ya yang harus disiapkan sebuah instasi jika ia ingin dianggap bermutu baik dan sanggup menghasilkan barang dengan mutu yang baik pula. Dan dengan itu pula perusahan akan mampu melakukan perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement). Dan perusahaan besar yang ingin dianggap bonafid, harus lolos sertifikasi iso 9001 ini. Kalau tidak lolos makan perusahaan tersebut dianggap tidak kredibel. Bagaimana mungkin ia bisa menghasilkan produk yang bermutu tinggi, jika mereka menjalankan prosesnya asal-asalan tidak terukur dan tidak jelas misinya.

Lalu bagaimana dengan perusahaan kecil, perusahaan pribadi/keluarga, apa perlu melakukan sistem manajemen mutu yang seperti itu ? Jika sanggup memenuhi persyaratan tersebut, sangat bagus untuk diaplikasikan. Tapi jika tidak minimal harus memiliki beberapa kegiatan untuk memperoleh proses dan produk yang bermutu, sebagai berikut :

1. Harus ada visi, misi dan tujuan dari seluruh kegiatan yang ingin dilakukan.
2. Alur proses bisnis harus dibuat untuk menghasilkan produk barang atau jasa.
3. Tetapkan setinggi apa mutu yang ingin dicapai (target).
4. Harus ada rekaman atas semua hasil proses untuk dibandingkan dengan target. Jika gagal memenuhi target tersebut harus dievaluasi dan dianalisis apa penyebabnya dan ditanggulangi agar tidak terulang di siklus proses berikutnya.

Jadi kita harus mengetahui standar mutu yang ingin kita capai. Begitu pula dengan berbagai tindakan untuk mencapai tingkatan mutu tersebut. Jika tidak dilakukan, maka janganlah heran kalau kita akan memasuki keadaan krisis mutu. Di mana kita tidak tahu apa itu mutu, bagaimana mencapainya, apakah kegiatan/proses yang dilakukan sudah menhasilkan produk dengan mutu tersebut atau belum….gelap semua. Dan kerusakan serta kehancuran akan mulai berlangsung secara sistemik yang akan sangat sulit untuk diperbaiki.

Bagaimana kelanjutannya ? Masih sangat panjang, dan insya Allah akan motogokil paparkan dalam beberapa artikel, mengenai :

• Bagaimana membangun sebuah institusi yang memenuhi standar mutu
• Bagaimana membangun sistem manajemen penjaminan mutu (khususnya institusi pendidikan perguruan tinggi).
• Bagaimana melakukan audit dalam rangka menjalankan manajemen mutu

Perlu diketahui bahwa motogokil bukanlah orang yang bermutu. Akan tetapi sempat berkecimpung dalam dunia penjaminan mutu beberapa tahun sampai sekarang. Sehingga (barangkali) pengalaman motogokil ini bisa bermanfaat bagi pemirsa semua. Mohon maaf jika ada salah dan kurangnya, wassalamu’alaikum wa rochmatullohi wa barokatuh.